Ihr wollt mit einem oder zwei – dafür sehr umfassenden – Tools für eure große Konferenz auskommen? Etwa einem vielseitigen Whiteboard wie Miro, einer Tagungssuite wie Eventmobi oder gar einer Virtual-Reality-Konferenz mit 3DAvataren? Je frühzeitiger ihr euch für bestimmte Tools entscheidet, desto besser könnt ihr eure Moderations- und Konferenzplanung auf deren technische Möglichkeiten hin ausrichten. Es lohnt sich also sehr, die Toolauswahl gleich zu Beginn mitzudenken.

Gerade bei größeren Workshops oder Online-Konferenzen empfiehlt sich ein detaillierter Moderationsplan: Eine Tabelle, die einen Überblick zum Gesamtablauf gibt und zugleich für alle Beteiligten festhält, was wann zu tun ist. Die Spalten enthalten etwa die Themen und Fragestellungen für die Moderation, wer wann welche Rolle hat (v. a. Host / Co-Hosts), Chatbetreuung inkl. vorformulierter Nachrichten, Tool-Links, technische Anweisungen für Breakout-Räume / Spotlighten / Stummschalten / Einblendungen etc. Schon beim Erstellen, spätestens beim Durchspielen des Moderationsplans wird schnell deutlich, wo noch etwas justiert werden muss.

Weiterlesen: www.der-paritaetische.de/webzeugkoffer-grossveranstaltungen

Schon bei kleineren Online-Arbeitsgruppen kostet es Zeit, etwa gleichzeitig zu moderieren und die Breakout-Einstellungen zu machen oder Links in den Chat zu posten. Bei großen, repräsentativen Online-Konferenzen soll erst recht alles glattgehen. Da hilft es sehr, eine kluge Rollen-Aufteilung abzusprechen. Etwa zwei Moderationen, die sich abwechseln. Eine Person, die den Chat bedient und beobachtet. Eine Person, die störende offene Mikros stumm schaltet und für die Bildregie sorgt, darunter auch die Einblendung von Pausenfolien u. ä. Wenn das passt, kann diese Person auch die Breakouts vorbereiten. Eine Person, die für technische Fragen ansprechbar ist. Und Ähnliches mehr. Legt auch fest, wer wann welche Host- oder Co-Host-Rechte benötigt. Es hilft, die besagten Kolleg*innen in der Vorbereitung zu beteiligen und gemeinsam eine „Trockenübung“ mit dem Moderationsplan zu machen.

Weiterlesen: www.der-paritaetische.de/webzeugkoffer-grossveranstaltungen 

Auch bei der Softwarebedienung liegt der Teufel meist im Detail, zumal sich gerade Online-Tools fortwährend und sehr schnell in Funktions- und Bedienweise ändern. Wir erlebten schon manches blaue Wunder, weil wir zu leichtfertig zu wissen glaubten, was Tool X wohl zu leisten vermag ... Darum: Gerade vor offiziellen Veranstaltungen unbedingt mit allen eingesetzten Programmen „trocken üben“! Und zwar nicht nur im „Zuschauermodus“ (ohne Login), sondern auch mit Smartphone oder Tablet. Im Zweifel solltet ihr immer einen Plan B, eine Ausweichmöglichkeit in der Tasche haben.

Ihr wisst von Teilnehmenden mit Sehbeeinträchtigungen? Erleichtert ihnen die Mitwirkung, indem ihr ihnen Dokumente wie z. B. Präsentationen, Tagesordnungen, ggf. euer Moderationsskript etc. vorab zumailt. Seht bitte zu, dass diese barrierefrei aufgesetzt sind. Die Teilnehmenden haben dadurch sehr viel bessere Voraussetzungen, die Veranstaltung am PC mit ihren Hilfstechnologien verfolgen zu können.

Quickguide barrierefreie Word-Dokumente: www.agnes-at-work.de/download/4197/ 

Nehmt eure Teilnehmenden schon vor der Veranstaltung an die Hand. Damit stellt ihr sicher, dass sie auch stressfrei ankommen. Eure Einladungsmails dürfen neben den Zugangsdaten gerne Angaben enthalten, wie das Videokonferenz-Tool bedient wird, welche weiteren Tools genutzt werden und wie sich diese bedienen lassen und wer bei Fragen von euch ansprechbar ist. Denkt auch daran, dass viele Videokonferenzplattformen eine telefonische Einwahl oder den Zugang per App erlauben – falls der Link mal wieder nicht funktioniert, spart ihr euch mit diesen Angaben die Hilferuf-Mails in letzter Sekunde. Gerade bei großen Veranstaltungen lohnt es sich, eine Person als telefonischen Support und/oder eine*n eingewählte*n Teilnehmer*in mit dem Namen „Support” festzulegen.

Ihr habt ein bisschen Geld zur Verfügung und ein paar schöne Ideen, wie ihr eure Konferenz mit kleinen Gegenständen, vorgedruckten Schildern oder Ähnlichem aufpeppen könntet? Dann macht den Teilnehmenden eine Freude und schickt ihnen vorab (Paket-) Post! Natürlich mit allen wichtigen Unterlagen und eben gerne auch kleinen Geschenken. Das hebt die Stimmung und nimmt alle gleich für eure Veranstaltung ein. Am Besten ist es, wenn ihr die Dinge in der Konferenz auch inhaltlich / moderativ einbauen könnt. Achtung: Setzt einen Anmeldeschluss und Versandtag, der genügend Zeit lässt, dass die Post rechtzeitig da ist.

Hilfreich für alle Teilnehmer*innen ist es, wenn die Veranstalter*innen schnell zu erkennen sind. Das geht am einfachsten mit identischen, offiziellen Hintergründen, etwa einer dezenten Farbfläche im Corporate Design mit Organisationslogo. Wer die Veranstaltung zusätzlich aufwerten und Gemeinschaftsgefühl stiften möchten, kann den Teilnehmenden auch eine attraktive Auswahl passender Hintergründe zur Verfügung stellen. Bitte beachtet: Auf älteren Rechnern lässt sich die Funktion oft nicht nutzen. Zudem können virtuelle Hintergründe ein Problem für Sehbeeinträchtigte und Lippenlesende darstellen, da sie mitunter das Video ruckelig machen.

Um mit sicherem Auftreten die Konferenz zu starten, hilft es sehr, kurz vorher ein paar Stimm- und Sprechübungen zu machen. Das ölt nicht nur die Stimmbänder, sondern senkt auch die Hemmschwelle, energiegeladen zu moderieren. Immer geht: Summen im Ton, wie du zustimmend „Mmh“ sagen würdet. Oder mit offenem Mund einmal von oben nach unten seufzen.

Aktion: Such auf YouTube ein Video mit Stimmübungen, die dir gefallen, und speicher sie dir als Lesezeichen ab.