Dominika Klemmer und Martha Lubosz, Referentinnen für Kommunikation beim VdK Rheinland-Pfalz, stellten einmal durch die Zauberkugel – metaphorisch angelehnt an die Mini-Playback-Show mit Marijke Amado – die nicht zuletzt durch Corona beschleunigte, auf das nächste Level gebrachte, interne Kommunikationsform des Social Intranets für soziale Verbände und Vereine vor. Dabei beleuchten sie zahlreiche Vorteile gegenüber früheren klassischeren Kommunikationsformen in Vereinen. Das Soziale Intranet ist letztlich aufgebaut wie eine eigene Homepage mit diversen Themenbereichen, wie z.B. Schulungen, Aktuelles, Ehrenamt, Hauptamt, Aktionen, Kontakt, Hilfe, Kompass, so beim VdK.

Der Sozialverband VdK Rheinland-Pfalz e.V. ist mit über 200.000 Mitgliedern die größte Interessenvertretung von Menschen mit Behinderungen, chronisch Kranken, Rentnerinnen und Rentnern, Kriegs-, Wehrdienst, Unfall- und Gewaltopfern und sonstigen Entschädigungsberechtigten sowie deren Hinterbliebenen, aller Sozialversicherten und Sozialhilfeempfänger in Rheinland-Pfalz. Er berät und vertritt Menschen in Notlagen zu sozialen Sicherungssystemen wie z.B. Arbeitslosengeld, Rente, Gesundheitsbereiche und macht aktive Sozialpolitik in Themen um Teilhabe und Inklusion. Einen großen Bereich beim VdK ist der Bereich Ehrenamt, der sich durch die vielen Ehrenamtlichen auf Ortsverbandsebene zusammensetzt. Der VdK findet sich aber auch auf Landes- und Bundesebene wieder.

Was früher klassischerweise Briefe, Telefon und E-Mails waren, sind heute Blog-Beiträge, individualisierte, teilweise automatisierte E-Mails und Clouds mit Suchfunktionen, anstelle von Laufwerken, Ausdrucken und der Drop Box. Diese Alternativen, die das Intranet bietet, führen zu mehr Aktualität 24/7, Nachhaltigkeit und digitalen Informationen, die ständig aktualisierbar sind.

Der interaktive, zwischenmenschliche Austausch findet im Intranet über diverse Online-Foren und durch eine direktere Bottom-Up Kommunikation statt und führt dabei auch zu einer Verzahnung von Haupt- und Ehrenamt. Der VdK arbeitet dabei mit persönlichen Profilen und Zugangsbereichen und ermöglicht eine ortsunabhängige Vernetzung.

Schulungen, die früher nur in Präsenz und mit Print-Handouts stattgefunden haben, können nun auch orts- und zeitunaufwendiger über Webinare laufen, Präsentationen können nachhaltiger und damit jederzeit abrufbar digitalisiert werden. Kollaborationen finden beispielsweise via Zoom statt, für die Koordination von Terminen wird ein gemeinsamer Online-Kalender, Abonnements und ein Newsletter genutzt. Es wurden Arbeitsgruppen zwischen verschiedenen Abteilungen organisiert, für die geschlossene Bereiche im Intranet geschaffen wurden.

In der Umsetzung und Implementierung eines solchen Tools zur Kommunikation für die Mitglieder eines großen Verbands empfiehlt der VdK ein Step by Step-Vorgehen. Nach der Analyse der Bedarfe der Zielgruppen, wurden im Zuge des Changemanagements Vorteile und Risiken einer Umstrukturierung herausgearbeitet und erörtert, damit allen Beteiligten für die veränderte Kommunikationsform motiviert werden können. Schließlich wurden Tools und die Technik gestaltet- Der VdK nutzt die Software Confluence, die für soziale Verbände kostenfrei ist. Nach der Erarbeitung von Konzept und Struktur sowie Rollen und Rechten fand im Anschluss das Rollout statt und die Ausgestaltung der Supportstruktur statt.

Die Implementierung schafft zwar zunächst einmal Arbeit, spart aber nach erfolgreicher Umsetzung Zeit und erleichtert Arbeit. Neben der Einweisung aller Nutzer*innen durch Webinare, waren der fortlaufende Support, auch Lob und Anerkennung für das Einfinden und Nutzen der neuen Strukturen, sowie Werbung und Kommunikation über die neue Form der Kommunikation für eine erfolgreiche Umsetzung wichtig.